Mantener la continuidad de la atención con las nuevas contrataciones

Lisa Fromm
24 de febrero de 2023
3 minutos de lectura

Actualizado: 21 de enero de 2025

Hombre estrechando la mano a su nuevo jefe con compañeros de trabajo detrás de él

Un nuevo año puede traer muchas novedades, incluyendo la incorporación de nuevos miembros a nuestros equipos ópticos. Si bien los nuevos miembros suelen considerarse un activo para el personal existente, los pacientes habituales pueden verlos como un obstáculo.

A continuación, presentamos algunos consejos útiles que puede seguir al incorporar nuevos empleados a su equipo y que pueden ayudar a mantener la continuidad de la atención y mantener felices a sus pacientes.

Utilice las redes sociales: Las clínicas que están al tanto de las últimas tendencias en redes sociales pueden evitar conversaciones incómodas con una simple publicación anunciando su crecimiento y dando la bienvenida al nuevo miembro del equipo. Las clínicas que no utilizan las redes sociales pueden optar por que el personal con más experiencia presente al nuevo miembro durante las interacciones con los pacientes a lo largo del periodo de prácticas.
Designa a un compañero de oficina: Las primeras semanas de un nuevo empleado son un torbellino de actividad e información, que puede resultar abrumador. Designar a un compañero de oficina puede reducir los nervios propios de un nuevo entorno laboral, ya que ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse con la distribución de la oficina, a comprender los módulos de capacitación obligatoria sobre el sistema de registros médicos electrónicos (EHR) y la documentación necesaria, y a que se sientan más cómodos en su nuevo lugar de trabajo.
Incluya diferentes enfoques de enseñanza y aprendizaje: Cada persona aprende de manera distinta; algunos observando, otros practicando. Asegúrese de incluir diversas opciones que se adapten al estilo de aprendizaje de cada nuevo empleado para garantizar su éxito en su puesto y el nivel de atención deseado por el paciente.
Crea guías de referencia: Una vez que comiences a trabajar en la clínica y empiece la parte práctica de la formación, ofrece una guía de referencia en recepción a tu nuevo empleado. Si la clínica es pequeña y no tiene una guía de referencia, ¡este puede ser un buen momento para colaborar y crear una! Las guías de referencia útiles deben incluir un guion telefónico, consejos para el sistema telefónico, el equipo de oficina, el sistema operativo de la computadora, el correo electrónico y los conceptos básicos de la navegación por la historia clínica electrónica (HCE).
Consejos y trucos para la atención al cliente: Ayudar a los pacientes a elegir monturas y lentes puede generar situaciones estresantes para los nuevos empleados. La ley de Murphy hará que el recién llegado se encuentre solo con un paciente que le pida: «¡Hazme las gafas como la última vez!». Preparar al personal nuevo para este tipo de situaciones con suficiente antelación puede aumentar su confianza al trabajar con un paciente habitual.
Mantenga registros precisos y úselos como referencia: Algunas oficinas utilizan historiales clínicos electrónicos como archivos maestros de pedidos y historiales clínicos en papel con lentes de muestra, estilos y tratamientos anteriores. La información archivada y tangible es invaluable y ahorra tiempo. El personal solo necesita acceder al historial, comparar la montura y verificar la prescripción y los tratamientos para el nuevo pedido.
Conozca sus opciones de lentes y laboratorios: Una rápida llamada telefónica a sus laboratorios asociados puede verificar si tienen el patrón de montura elegido en archivo y solicitar un trabajo solo de lentes. Las clínicas con equipo interno de biselado también pueden solicitar lentes sin cortar y lentes con borde mientras sus pacientes esperan.
Comprender los beneficios del seguro: El obstáculo más difícil para la continuidad de la atención es el financiero. Los pacientes merecen obtener el máximo provecho de su seguro al comprar anteojos, y muchos dependen exclusivamente del personal de su proveedor para determinar la visión óptima con un mínimo de gastos de bolsillo.
Capacitar al personal sobre el lenguaje de seguros: Entregar resúmenes de beneficios redactados al personal nuevo para que se familiaricen con sus diseños básicos. Animar a destacar los montos pertinentes de copago y coaseguro, revisar cálculos de porcentajes sencillos y mostrar al personal nuevo cómo determinar qué marcas de monturas tienen niveles de beneficios escalonados.
La escucha activa es clave: Una de las habilidades más importantes que un nuevo empleado puede desarrollar al inicio de su nuevo puesto es la escucha activa. Los pacientes solo quieren ser escuchados cuando su visión no es del todo correcta. Prestar atención, repetir lo escuchado y hacer más preguntas para resolver el problema de visión fomenta la confianza.