Mantener la continuidad de la atención con las nuevas contrataciones

Un nuevo año puede traer muchas novedades, incluyendo la incorporación de nuevos miembros a nuestros equipos ópticos. Si bien los nuevos miembros suelen considerarse un activo para el personal existente, los pacientes habituales pueden verlos como un obstáculo.

A continuación, presentamos algunos consejos útiles que puede seguir al incorporar nuevos empleados a su equipo y que pueden ayudar a mantener la continuidad de la atención y mantener felices a sus pacientes.

1. Uso de las redes sociales: Las clínicas que se mantienen al tanto de las redes sociales pueden evitar conversaciones incómodas con una simple publicación que anuncie que la clínica está creciendo y dé la bienvenida al nuevo miembro. Las clínicas que no utilizan las redes sociales pueden optar por que el personal establecido presente al nuevo miembro en las interacciones con los pacientes durante el proceso de seguimiento.

2. Designar un compañero de oficina : Las primeras semanas de un nuevo empleado son un torbellino de actividad e información, y pueden ser muy abrumadoras. Designar un compañero de oficina puede reducir el nerviosismo en el nuevo lugar de trabajo, ya que orienta al nuevo personal sobre la distribución de la oficina, le ayuda a comprender los módulos obligatorios de la HCE y el papeleo, y le ayuda a sentirse cómodo en su nuevo puesto.

3. Incluya diferentes enfoques de enseñanza y aprendizaje : Cada persona aprende de forma diferente: algunos observando, otros haciendo. Asegúrese de incluir múltiples opciones que complementen el estilo de aprendizaje de cada nuevo empleado para prepararlo para el éxito en su puesto y para el nivel de atención deseado por su paciente.

4. Crear guías de referencia: Una vez en la planta clínica y comenzando la parte de formación de observación, ofrezca una guía de referencia para la recepción a su nuevo empleado. Si la clínica es pequeña y no cuenta con una guía de referencia, ¡este podría ser un buen momento para colaborar y crear una! Las guías de referencia útiles deben incluir un guion telefónico, consejos sobre el sistema telefónico, el equipo de oficina, el sistema operativo, el correo electrónico y los conceptos básicos de navegación en la historia clínica electrónica (HCE).

5. Proporcionar consejos y trucos sobre la dispensación: Ayudar a los pacientes con la selección de monturas y lentes puede generar nerviosismo en los nuevos miembros del personal. La Ley de Murphy hará que el novato se quede solo con un paciente pidiéndole "¡Hazme las gafas como las hiciste la última vez!". Preparar al personal nuevo para esta situación con suficiente antelación puede aumentar su confianza al trabajar con un paciente de larga data.

6. Mantenga registros precisos y úselos como referencia: Algunas oficinas utilizan historiales clínicos electrónicos como archivos maestros de pedidos y historiales clínicos en papel con lentes de muestra, estilos y tratamientos anteriores. La información archivada y tangible es invaluable y ahorra tiempo. El personal solo necesita acceder al historial, comparar la montura y verificar la prescripción y los tratamientos para el nuevo pedido.

7. Conozca sus opciones de lentes y laboratorios: Una rápida llamada telefónica a sus laboratorios asociados puede verificar si tienen el patrón de montura elegido en archivo y solicitar un trabajo solo de lentes. Las clínicas con equipo interno de biselado también pueden solicitar lentes sin cortar y lentes con borde mientras sus pacientes esperan.

8. Comprenda los beneficios del seguro: El obstáculo más difícil para la continuidad de la atención es el financiero. Los pacientes merecen obtener el máximo provecho de su seguro al comprar gafas, y muchos confían únicamente en el personal de su proveedor para determinar una visión óptima con costos mínimos.

9. Capacitar al personal sobre el lenguaje de seguros: Entregar resúmenes de beneficios redactados al personal nuevo para que se familiaricen con sus diseños básicos. Animar a destacar los montos pertinentes de copago y coaseguro, revisar cálculos de porcentajes sencillos y mostrar al personal nuevo cómo determinar qué marcas de monturas tienen niveles de beneficios escalonados.

10. La escucha activa es clave: Una de las habilidades más importantes que un nuevo empleado puede desarrollar al inicio de su nuevo puesto es la escucha activa. Los pacientes solo quieren ser escuchados cuando su visión no es del todo correcta. Prestar atención, repetir lo escuchado y hacer más preguntas para resolver el problema de visión fomenta la confianza.

¿Cuáles son algunos de sus consejos y trucos favoritos para mantener la continuidad de la atención cuando es nuevo?

¿Llegaron los empleados? ¡Déjame un comentario!

Artículo escrito por Lisa A. Fromm, ABOC, NCLC