Serie de prácticas de OWA: Gestión de la escasez de personal

Hemos preparado una "Serie de Prácticas" que incluirá consejos de médicos, ópticos y personal administrativo sobre temas comunes y relevantes relacionados con la gestión de una consulta. ¡Estén atentos a las nuevas contribuciones cada mes!

Artículos anteriores de la serie sobre prácticas: Cómo construir una cultura de práctica Cómo construir relaciones con los representantes de ventas

Jesse Anderson, ABOC: Creo que la mejor manera de gestionar la escasez de personal es reduciendo la carga de trabajo por completo hasta que puedas volver a operar de manera eficiente. No es justo para tus pacientes ni para tu personal que se vean perjudicados y podría costarte más de lo que piensas. Si sobrecargas de trabajo a tu personal, los perderás más rápido de lo que puedes encontrar a otras personas para reemplazarlos. Mantén una comunicación abierta con tu personal sobre tu visión como propietario o gerente de la clínica. Asegúrate de que tus empleados también se sientan escuchados. Si hay que reorganizar las tareas que deben realizarse, asegúrate de que las responsabilidades sean claras y equilibradas. Si es necesario aumentar el sueldo para motivar y mostrar aprecio a tu personal, hazlo. Algo es mejor que nada; no les faltes a su lealtad. Nunca está de más preguntar a tu personal si prefieren mantener el mismo sueldo y quedarse donde están o si podrían asumir más con un incentivo. Por último, pero no menos importante, utiliza tus recursos. Hay muchos representantes como yo, que también estamos certificados para trabajar en centros de atención oftalmológica, que no se utilizan lo suficiente. Si no pueden trabajar a tiempo completo, pueden cubrir puestos donde sea necesario, incluso durante la hora del almuerzo para que su personal pueda comer tranquilamente. La mayoría de los representantes tienen excelentes habilidades telefónicas y, si mantiene una buena relación con ellos, estarán encantados de ayudarle en caso de necesidad.

Hemos tenido poco personal y mi administradora de oficina ha asumido muchas responsabilidades. Hemos reducido la jornada laboral algunos días para lograr un equilibrio y hemos aumentado los salarios. Algunos días me pongo al día con otras tareas administrativas y tenemos una pausa para almorzar más larga. –Dra. Sampalis

Christine Maiello: Este ha sido un tema complicado, como todos sabemos. Hemos adoptado varios enfoques para gestionar la escasez de personal en los últimos años. Primero, analizamos detenidamente quiénes forman parte de nuestro equipo y cómo podemos optimizar su capacidad y habilidades. Esto podría implicar capacitar a alguien en un departamento o rol diferente, o asignarle tareas que estén fuera de su descripción de trabajo directa, cosas que sabemos que ayudarán a que los procesos y sistemas funcionen sin problemas. Luego, revisamos nuestros paquetes de compensación y beneficios. Ser competitivos en el mercado actual es importante. Considere en qué áreas puede aumentar la compensación o las ventajas, los beneficios o las vacaciones pagadas sin exceder el presupuesto. Además, pregunte a los miembros de su equipo individualmente qué los hace sentir apreciados, ¡no siempre es el dinero! Las personas valoran cosas diferentes, involucre a su gente para comprender qué es realmente importante para que se mantengan leales y comprometidos.

Últimamente, la escasez de personal no ha sido temporal. Por ello, es fundamental asegurarse de que todos mantengan su bienestar mental y detectar quién necesita ayuda y dónde. Mantener bajos los niveles de estrés y al personal satisfecho es vital para evitar un mayor agotamiento. Considere modificar los horarios o escalonar los turnos para que el personal pueda descansar y mantener un buen equilibrio entre la vida laboral y personal. Otros beneficios también pueden ser de gran ayuda, como proporcionar refrigerios o almuerzos, tarjetas de regalo, una bonificación o una nueva herramienta o equipo que les facilite el día. Comuníquese con su personal y asegúrese de que sepa que usted es consciente de que tienen una mayor carga de trabajo y que está haciendo un esfuerzo por ayudarlos; esto puede marcar una gran diferencia. -Carissa Dunphy, ABOC

Melissa Rasband: Hemos tenido muchísima suerte y hemos tenido una plantilla completa el 98 % del tiempo durante los últimos años. Contratamos empleados que se complementan y trabajan bien con nuestro personal. Cuando tenemos escasez de personal, todos colaboramos y nos apoyamos mutuamente. Trabajar juntos como equipo es importante. Si uno de nosotros falla, todos nos vemos afectados. Crear una plantilla sólida donde todos se lleven bien y formen vínculos es fundamental.

¿Qué sugerencias tienes para gestionar la escasez de personal? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!